Als zzp’er krijg je de volledige administratie van je bedrijf er gratis bij. Maar omdat jouw tijd letterlijk geld is, houd je de tijd die je aan de administratie besteedt het liefst zo kort mogelijk. Uit onderzoek blijkt dat de administratie de gemiddelde ondernemer maar liefst twee volle werkdagen per maand kost. Het factureren wordt hierbij aangemerkt als een van de meest tijdrovende onderdelen.
Gelukkig blijkt hier een oplossing voor te zijn: online factureren in plaats van handmatig. Door de technologische snufjes waar de moderne facturatieprogramma’s over beschikken loopt de tijdsbesparing op.
Top 5 tijdbesparende facturatiesoftware
1. Overzicht
Bij het handmatig factureren ben je afhankelijk van je eigen organisatietalent voor overzicht van je facturatieproces. Kan jij regelmatig facturen niet meer terugvinden? Of weet je niet precies of je dit factuurnummer nou al had gebruikt? Met een factuurprogramma is dit verleden tijd. Al je verstuurde facturen staan overzichtelijk op een rijtje.
Facturatieprogramma’s zorgen ervoor dat je nooit meer een prijsafspraak vergeet. Nadat je een opdracht hebt gekregen kun je direct een offerte maken in het programma. Ook weet je zo zeker dat jij niet gratis aan het werk bent, omdat je opdrachten vergeet te factureren. Zeker als je veel kortlopende opdrachten vervuld voor verschillende opdrachtgevers is het hebben van overzicht over je facturen een musthave.
2. Voorgeprogrammeerde template
Factuurprogramma’s hebben diverse templates waaruit je kunt kiezen. De opmaak van je factuur is voorgeprogrammeerd en past zich aan het template aan. Anders dan in Word heb je dus nooit meer last van verschuivende of gewiste velden. Zo weet je zeker dat je aan alle factuureisen van de Belastingdienst voldoet en dat jouw klant een professioneel opgemaakte factuur onder ogen krijgt.
3. Factuur direct verzenden vanuit factuurprogramma
De facturen verstuur je met een druk op de knop naar het e-mailadres van de klant. Uitprinten en opsturen is dus niet meer nodig. Scheelt postzegels en een hoop tijd! Ook behoud je zo overzicht over je administratie.
Wil je toch af en toe een factuur handmatig verzenden? Sommige software beschikt zelfs over een verzendservice. Het enige wat jij hoeft te doen is de factuur klaar te zetten voor verzending en zij regelen de rest. Vaak kost deze service slechts de prijs van een postzegel.
4. Btw-aangifte module
Door te kiezen voor factuursoftware met een boekhoudmodule, worden jouw verkoopfacturen voortaan automatisch opgenomen in het juiste btw-tijdvak van de btw- aangifte module van je software. De btw-aangifte verzenden is dan slechts nog een kwestie van een muisklik, want deze kan één op één worden doorgezet naar de Belastingdienst vanuit de software. Zo hoef jij je nooit meer druk te maken over welke factuur in welk tijdvak aangegeven dient te worden. Ook is het met een rood hoofd bij elkaar moeten zoeken van je facturen 1 dag voor de aangifte datum zo voortaan verleden tijd.
5. Markering als betaald
Er zit een ingebouwde knop in de software waarmee je je verstuurde facturen kan markeren als betaald, waarbij je de datum van betaling ook in kan voeren. Zo zie jij niet alleen precies hoeveel geld je deze maand binnen hebt gekregen, maar ook wie er nog moet betalen. Het factuurprogramma telt af vanaf het moment van versturen tot de verloopdatum van je factuur en markeert zichtbaar de klanten die te laat zijn met betalen. Zo kan je hier tijdig achteraan, wat de kans op betaling vergroot.
Door te kiezen voor facturatiesoftware met een boekhoudmodule, kan je je facturen zelfs door het systeem laten markeren als betaald. Bij het inlezen van je bankafschrift herkent het systeem klanten aan hun bankrekeningnummer en match hij het betaalde bedrag aan de gefactureerde bedragen op jouw verkoopfacturen. Het enige dat je doet is eenmalig akkoord geven op de juiste match. Vervolgens gaat het afletteren volautomatisch.
Facturatie- en boekhoudprogramma's vergelijken
Wil je weten welk pakket het beste bij jou past? Onderstaande opties kunnen interessant voor je zijn:
