Facturen die niet (tijdig) worden betaald, kosten je geld. Geld waar jij als zzp’er zo hard voor hebt gewerkt. In de praktijk blijkt dat 50% van alle facturen te laat wordt betaald, waarbij de gemiddelde betalingstermijn meer dan 70 dagen betreft. Meer dan de helft van de bedrijven verstuurt zelfs pas een herinnering na 60 dagen. Al deze feiten zorgen ervoor dat jij als ondernemer debiteurenrisico loopt. In veel gevallen is dit onnodig en kun je dit zelf positief beïnvloeden.
Maak vooraf goede afspraken
Zorgvuldig debiteurenbeheer begint eigenlijk al in de offertefase. Zorg ervoor, dat je weet met wie je in zee gaat. Vraag bijvoorbeeld de gegevens van je klant op bij de Kamer van Koophandel. Daarnaast is het verstandig om vooraf de kredietwaardigheid van je nieuwe klant te checken bij een kredietinformatiebureau.
Zorg er daarnaast voor dat je zelf het goede voorbeeld geeft. Verstuur je offertes en opdrachtbevestiging tijdig. Beantwoord vragen snel en vakkundig. Op deze manier laat je weten dat je zelf zaken niet op zijn beloop laat, en dit geeft je een goede basis voor zorgvuldig debiteurenbeheer.
Zorg voor een duidelijke factuur
Wanneer je zelf een duidelijke factuur verstuurt, voorkom je onnodig vragen of onduidelijkheden bij je klant, die een vertraging in de betaling kunnen veroorzaken. Let bijvoorbeeld op de volgende punten:
- Zorg voor een duidelijke specificatie van de factuur. Geef bijvoorbeeld een duidelijke omschrijving van de specifieke producten / geleverde diensten in plaats van alleen een artikelnummer.
- Veel facturen geven alleen de betalingstermijn aan van bijvoorbeeld 14 dagen. Voeg hier de exacte datum van uiterlijke betaling aan toe.
- Zorg dat debiteuren in één oogopslag het totaalbedrag kunnen herkennen. Op deze manier voorkom je dat het bedrag zonder btw wordt overgemaakt.
- Wanneer je je facturen digitaal verstuurt, is de doorlooptijd vele malen sneller en is de kans op een snellere betaling ook groter. Daarnaast zorgen online factuurprogramma’s er in veel gevallen al voor dat je factuur voldoet aan de gestelde eisen.
Herinner in stappen
Wanneer je je debiteurenbeheer op orde hebt, heb je direct inzicht in openstaande facturen en kun je ook op tijd je betalingsherinnering versturen. Om de relatie met de klant niet te verstoren, kun je ervoor kiezen om eerst telefonisch contact op te nemen. Is de factuur vervolgens nog steeds niet betaald, verstuur dan direct een zakelijke herinnering met daarin het factuurnummer, de factuurdatum en uiterlijke betalingsdatum.
Wanneer de klant vervolgens nog steeds niet betaalt, verstuur je de klant een aanmaning. Het is aan te raden deze sommatie per aangetekende post te versturen, zodat je voorkomt dat de klant aangeeft deze aanmaning niet te hebben ontvangen. Daarnaast kun je tevens wettelijke rente in rekening brengen. Een debiteur is verplicht wettelijke rente te betalen na overschrijding van het betalingstermijn. De hoogte van deze wettelijke rente wordt ieder half jaar bijgesteld.
Btw terugvragen
Wanneer je klant de factuur naar alle waarschijnlijkheid niet meer gaat betalen, bijvoorbeeld wanneer de klant failliet is verklaard, dan kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw, die je reeds voor deze klanten hebt betaald. Dit verzoek moet worden ingediend direct na het vaststellen van de jaarrekening, waarbij je tevens bewijsstukken indient van de on-inbaarheid van de vordering. In veel gevallen is hiervoor een curator nodig.
TIP Met een online boekhoudprogramma weet je zeker dat je factuur voldoet aan alle regels, heb je op ieder moment inzicht in openstaande facturen en gaan je betalingsherinneringen op tijd de deur uit. Hieronder hebben we alvast 5 pakketten geselecteerd die jou helpen om grip te krijgen op je rekeningen.
